El catering se factura por evento, por cubierto o por servicio completo, y cada fórmula reparte el riesgo de forma distinta. El escandallo es la herramienta que te dice si el precio cubre comida, personal, transporte y merma antes de firmar el presupuesto de cada evento.
Además de cocinar, gestionas personal, alquiler de equipos y a veces una carpa o un local. Todo eso son ingresos y gastos separados que deben aparecer en la factura y en tu contabilidad, sin mezclarse nunca con la compra diaria de proveedores del restaurante de cada semana.
El escandallo manda
Antes de dar un precio, calcula el coste real por ración: materia prima, merma, gas, personal y transporte. Un escandallo desactualizado es la causa más común de eventos que se cierran con pérdida y sin saber por qué. Revísalo cada trimestre con los precios del mes.
Separa el coste de la comida del coste del servicio. Si el cliente pide cambio de menú a última hora, ese extra debe tener precio y aparecer en la factura, no absorberse en el total del evento. Anótalo por escrito antes de comprar.
IVA de comida, bebida y servicio
Los alimentos y las bebidas pueden llevar tipos distintos, y el servicio tiene el suyo propio. Una factura con un único tipo, cuando hay varios conceptos, es una corrección esperando a ocurrir en la próxima revisión. Desglosa siempre cada concepto en la factura.
Si el evento se celebra en un local del cliente, revisa si tú prestas el servicio o también el espacio. Alquilar el espacio cambia la factura y puede cambiar el tratamiento del IVA de la operación entera. Consúltalo antes con tu asesor y déjalo por escrito.
Cobrar todo el evento con un solo tipo de IVA, cuando hay menú, bebida y alquiler, es el error que más caro sale en una revisión.
Personal en cada evento
Cada evento exige un número de personas y eso se paga. Si contratas camareros o ayudantes de cocina, necesitas alta, nómina y prevención; si subcontratas, la factura y la responsabilidad ante el cliente siguen siendo tuyas, aunque el trabajo lo haga otro.
Los autónomos colaboradores deben emitir su propia factura por el servicio prestado. Pagar en efectivo una ayuda puntual ahorra hoy y complica el cierre del año, además del riesgo en prevención de riesgos laborales y en una posible inspección de trabajo. Nunca compensa.
Alquiler de equipos y menaje
Mesas, mantelería, horno portátil o vajilla: si alquilas material para el evento, ese importe se factura aparte del servicio de cocina. Guárdalo en una línea propia para que el cliente sepa qué está pagando exactamente y no lo confunda con el menú.
Si el equipo es tuyo, su compra se amortiza y lo que cobras por cederlo es ingreso. Lleva un inventario con fecha de compra y valor, y anota las reparaciones, por si tienes que justificar la amortización aplicada en el cierre.
- El alquiler de menaje no es lo mismo que la elaboración del menú.
- Un equipo propio se amortiza y genera ingreso cuando lo alquilas.
- Las roturas se documentan con parte y no se descuentan del margen.
Señales, cancelaciones y cobros
La señal es lo que sostiene la caja antes del evento. Deja por escrito cuánto se paga al reservar, cuándo vence el resto y qué parte se devuelve si el cliente cancela con pocos días de margen. Y firma el documento.
El IVA de la señal se devenga cuando se cobra, aunque el servicio se preste después. Emite la factura en el momento correcto y no acumules señales sin documentar hasta el día del evento, porque luego no cuadran ni el trimestre ni el año.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que cobrar IVA por un menú en una casa particular?
Si prestas el servicio como actividad económica, con carácter general sí. El lugar donde se sirve no cambia por sí solo la sujeción, así que revisa el supuesto concreto antes de presupuestar.
¿Cómo facturo la señal de un evento?
Cuando cobras la señal debes documentarla con factura y repercutir el IVA de ese importe. Después, la factura final descuenta lo ya cobrado para no duplicar la base.
¿Puedo deducir la comida que sobra?
La merma se controla con escandallo y registro, no con tickets sueltos. Si compras de más, el gasto existe, pero debes poder explicar cuánto se usó y cuánto se tiró.