La provisión de fondos no es un ingreso: es un anticipo que se justifica después. La cuota de éxito no es un extra libre: es honorario y tributa. Distinguir ambos conceptos a tiempo evita rectificar facturas y discutir con el cliente. Y una factura mal emitida se corrige con más papeleo que una hoja de encargo clara.
Este repaso cubre cómo documentar la provisión, cómo se combinan IVA y retención en una factura de honorarios, cómo se devenga el éxito y cómo separar los gastos que adelantas por el cliente. Cuatro documentos bien llevados sostienen el expediente económico de cualquier asunto y evitan sorpresas.
Provisión de fondos: anticipo, no ingreso
La provisión cubre gastos y honorarios futuros. Cuando la cobras, no has prestado aún el servicio completo y no deberías emitir una factura por el total sin contraprestación. Lo habitual es emitir factura a medida que justificas el trabajo. Si el cliente pide factura total por adelantado, explícale el motivo del reparto.
Lleva una cuenta por cliente y por asunto: provisiones cobradas, gastos suplidos y honorarios aplicados. Si el asunto acaba antes, devuelve el saldo y documenta la devolución. Un saldo sin justificar es una deuda que el cliente puede reclamar. Revisa los saldos una vez al mes, no cuando el cliente pregunta.
IVA y retención en honorarios
Los servicios de abogado llevan IVA y, con carácter general, retención de IRPF cuando el destinatario es empresario o profesional. La retención se resta del importe a cobrar y se ingresa a cuenta del profesional. No es un descuento: es un pago anticipado de su IRPF.
Si facturas a particulares, normalmente no hay retención. Si facturas a una sociedad, sí. Comprueba en cada factura el tipo aplicable y el importe retenido: un error aquí se arrastra al resumen anual. Guarda el certificado de retenciones junto a la factura que lo genera.
Cuota de éxito y resultado
El pacto de cuota de éxito debe estar por escrito, con el porcentaje, la base de cálculo y el momento del devengo. Se devenga cuando se obtiene el resultado, no cuando se firma el encargo. Factura entonces, con su IVA y su retención si procede.
Si el cliente cobra en varios plazos, decide si facturas al cobro o al reconocimiento. Lo importante es aplicar el mismo criterio en todos los asuntos y poder explicarlo con documentos si te lo preguntan meses después. Si el asunto se alarga, deja claro qué parte ya está devengada.
Turno de oficio y justicia gratuita
Los servicios del turno de oficio se retribuyen según los baremos y los módulos que fija la administración. No llevan IVA cuando el destinatario es la administración en ese marco. Guarda la designación, la certificación y el pago. Los baremos cambian y conviene revisar la retribución de cada expediente.
Los gastos del procedimiento que adelantas por el cliente son suplidos: no son ingreso tuyo ni base de IVA, siempre que los factures por su importe exacto y con justificante. Si los recargas, ya son parte del honorario. Un suplido sin justificante se convierte en ingreso a efectos prácticos.
Cartera, impagos y previsión
Un despacho pequeño vive de su cartera. Clasifica los asuntos por estado de cobro y por fase procesal. Sabrás qué está a punto de facturarse y qué lleva meses parado sin que nadie lo mire. Esa lista es tu previsión de tesorería más honesta.
Antes de reclamar judicialmente, revisa la hoja de encargo y la provisión. Muchos impagos se resuelven con un requerimiento bien redactado y una factura correcta, y se complican cuando falta el documento básico o la firma del cliente. El documento firmado es lo que separa un derecho de una queja.
Preguntas frecuentes
¿Debo devolver la provisión si el asunto no llega a juicio?
Sí, el saldo no aplicado a honorarios o gastos debe devolverse al cliente. Hazlo con un documento que detalle lo consumido y lo devuelto. La provisión no es un pago a fondo perdido.
¿La cuota de éxito lleva retención?
Si es honorario por un servicio profesional a un empresario o profesional, sí, con carácter general. Si el pagador es un particular, normalmente no. Aplica el mismo criterio que a las demás facturas del asunto.
¿Puedo facturar los gastos del procedimiento con IVA?
Si los repercutes por su importe exacto como suplidos, no forman parte de la base. Si los incluyes en el honorario o los recargas, pasan a formar parte del servicio y llevan IVA. Elige un criterio y mantenlo.