Envías la factura, el cliente te responde que aplicará retención y te queda la duda de si es correcto, si podría evitarlo o si te están pagando menos de lo pactado. La retención en actividades profesionales depende de tu alta censal, del tipo de cliente y de la naturaleza del servicio, no del nombre que le pongas a la factura.
Verás cuándo se aplica, cuándo no y qué exenciones recoge la normativa, además de cómo reflejarlo en la factura para que no descuadre tu contabilidad. También repasamos los modelos que intervienen, los errores que más se repiten al emitir la primera factura como freelance y los documentos que conviene archivar. Todo con criterios prudentes y sin dar por hecho tu situación concreta.
Actividad profesional y alta censal
La retención se aplica a rendimientos de actividades profesionales, es decir, a servicios que dependen de tu trabajo personal y no de una organización de medios materiales. Consultoría, diseño, formación, traducción, arquitectura o servicios técnicos encajan en esa categoría. Si tu actividad se considera empresarial, el criterio puede ser distinto aunque factures como autónomo y tu cliente sea una empresa.
Antes de emitir la primera factura necesitas el alta censal con el epígrafe que corresponda a tu actividad. Sin ese paso, la factura nace coja y el cliente puede dudar entre retener o no. Revisa que el epígrafe y la descripción del servicio coincidan: una actividad mal dada de alta genera retenciones mal aplicadas y regularizaciones incómodas.
- Comprueba el epígrafe del alta censal antes de facturar
- Describe el servicio con precisión en el concepto de la factura
- Conserva el alta y sus modificaciones junto a la contabilidad
- Consulta los cambios de actividad antes de aplicarlos
Cuándo no se practica retención
Si facturas a un particular que actúa como consumidor final, con carácter general no hay retención: nadie te va a ingresar un pago a cuenta. Tampoco se practica en operaciones excluidas o exentas ni cuando el pagador no actúa en el ejercicio de una actividad empresarial o profesional. En esos casos el rendimiento sigue existiendo, pero tributa sin ese anticipo.
Hay además un umbral de ingresos y supuestos de inicio de actividad en los que el pagador puede no retener, siempre con condiciones que debes comprobar en la normativa vigente. Que tu cliente no retenga no significa que el ingreso sea opaco: sigue declarándose. Si dudas, pide por escrito el criterio aplicado y guárdalo con la factura.
Que un cliente no retenga no rebaja tu impuesto: solo cambia cuándo lo pagas. Revisa cada año si sigues en ese supuesto.
Cómo reflejarlo en la factura
La factura debe mostrar la base imponible, el IVA que corresponda y, en una línea aparte, la retención practicada. El total a cobrar es la base más IVA menos retención, y ese es el importe que debe coincidir con la transferencia. Si ocultas la retención dentro del total, tu cliente no podrá cuadrar el pago a cuenta.
El cliente ingresa la retención mediante el modelo trimestral y la resume en el anual, y te entrega un certificado con lo practicado durante el año. Tú restas esas cantidades en tu declaración del IRPF. Archiva factura, certificado y justificante de pago: si falta el certificado, cuadrar el ejercicio se complica y puedes perder deducciones y pagar de más.
- Retención visible como línea propia y con el porcentaje aplicado
- Certificado de retenciones guardado con cada factura del año
- Coincidencia entre lo facturado, lo cobrado y el certificado
Preguntas frecuentes
¿Los particulares me retienen al pagar una factura?
Con carácter general, no. La retención la practica quien paga en el ejercicio de una actividad empresarial o profesional, así que un particular que contrata para uso privado no la aplica. Tu obligación sigue siendo declarar ese ingreso. Si el particular actúa como empresa o profesional, la situación cambia y conviene revisarla.
¿Puedo facturar sin retención si acabo de empezar?
Solo si tu situación encaja en alguno de los supuestos que permite la normativa, como el inicio de actividad con las condiciones previstas. No basta con ser nuevo: hay que comunicarlo y cumplir requisitos. Si aplicas la exención sin fundamento, el cliente tendrá problemas y tú también. Consulta tu caso antes de la primera factura.
¿Qué pasa si el cliente no me retiene y tampoco ingresa nada?
El rendimiento sigue siendo tuyo y tributa en tu IRPF; la retención es solo un anticipo. Si el pagador estaba obligado y no la practicó, puede regularizar su situación, pero tú no quedas libre de declarar. Revisa el certificado y, si no llega, reclámalo antes de cerrar el ejercicio.