Un bar factura decenas de veces al día, casi siempre en efectivo y con tickets que nadie revisa. El IVA de bebidas y comidas no siempre coincide, las invitaciones se mezclan con las ventas y las propinas aparecen sin papel. Al final, la caja baila.
Aquí va lo práctico: cómo separar tipos de IVA en el ticket, cómo registrar invitaciones y propinas, cómo controlar el menú del día, qué hacer cuando el cierre no cuadra tres días seguidos y cómo facturar los eventos sin líos. Sin papeles ordenados, cualquier explicación se queda corta.
Ticket o factura: cuándo cada una
La factura simplificada vale para la mayoría de consumos en barra y mesa. Si el cliente es empresa y pide factura completa, necesitas sus datos y el desglose por tipo. Emitirla después sin el ticket original es una fuente clásica de duplicados.
Numera los tickets por serie y guarda copia. En hostelería se pierde más IVA por tickets sin registrar que por errores de tipo, y una caja sin rastro documental es lo primero que llama la atención en una revisión. Y una revisión empieza siempre por el ticket más antiguo que no aparece.
IVA de comidas, bebidas y menús
Los alimentos servidos en el local suelen llevar tipo reducido, mientras que las bebidas alcohólicas van al general. Un menú con vino, agua y postre puede mezclar dos tipos en la misma línea de venta si no lo desglosas. Configura el TPV por artículo, no por menú cerrado.
El menú del día se puede vender como precio conjunto, pero el IVA se calcula por cada componente. Si vendes el menú a un precio redondo, reparte la base de forma proporcional y documenta el criterio. Es un detalle pequeño que evita ajustes.
Propinas, invitaciones y consumiciones gratis
La propina que el cliente deja en efectivo no forma parte de tu facturación si no la cobras tú como servicio. Si la incluyes en el ticket, es ingreso y lleva su IVA. Decántate por un criterio y aplícalo siempre igual.
Las invitaciones de la casa son entregas gratuitas: tienen valoración y tratamiento de IVA. Anótalas en un registro con fecha, producto y motivo. Sumadas a lo largo del año pueden ser un importe que no esperabas. Trátalas como cualquier otra salida de producto y no como un gasto menor.
- Registra cada invitación en el momento, no al cierre del mes.
- Separa la propina del importe del servicio en el ticket.
- Revisa a diario las mesas abiertas y los descuentos aplicados.
Cerrar caja sin descuadres
Cuenta el efectivo, suma tarjetas y compara con el total del TPV. Si el descuadre es pequeño y constante, suele ser un error de cambio o de propina; si es grande y esporádico, huele a consumición sin registrar. Apunta la diferencia y el motivo, no la maquilles.
Un cierre firmado cada día, con la fecha y la persona que lo hizo, vale más que cualquier reconstrucción a final de trimestre. Y si un día no cuadra, resuélvelo al día siguiente, no en junio. El cierre diario se hace en diez minutos si el proceso está claro y en dos horas si no lo está.
Un descuadre repetido del uno por ciento es un problema de proceso, no de mala suerte. Revísalo antes de que se acumulen doce meses.
Personal, eventos y facturas a empresas
Las nóminas de cocina y sala son coste del negocio. Mantén separado lo que es aprovisionamiento de lo que es consumo del equipo, sobre todo en bebidas, y no mezcles la compra del bar con la del personal. Con dos locales y un solo cajón común, ninguno de los dos sabe si gana.
Los eventos y el catering a empresas se facturan aparte, con su desglose de IVA y sus condiciones de pago. Guarda el presupuesto aceptado junto a la factura: si hay discusión sobre el número de comensales, el documento manda. Y te permite ver qué clientes de empresa pagan tarde.
Preguntas frecuentes
¿Las propinas tributan?
Si el cliente las deja voluntariamente y no pasan por tu facturación, no forman parte de tu ingreso. Si las cobras en el ticket o las repartes como parte del servicio, sí. Define el criterio por escrito y aplícalo igual todo el año.
¿Puedo deducir el IVA del menú que invito a un proveedor?
Las atenciones a clientes y proveedores tienen límites y requisitos de documentación. No es un gasto libre: necesita justificación, vínculo con la actividad y control del importe. Consúltalo antes de convertir la invitación en costumbre.
¿Qué hago si el TPV se cae a mediodía?
Emite tickets manuales numerados y pásalos al sistema al final del turno. Deja una nota del incidente con hora y mesas afectadas. Un apagón no justifica perder ventas, pero sí obliga a reconstruir la caja con orden.