El presupuesto es el documento que fija las reglas antes de empezar. Cuando falta, el cliente entiende una cosa y tú otra, y la discusión llega justo cuando toca cobrar. Escribirlo bien cuesta veinte minutos y evita meses de fricción.
Los datos que no pueden faltar
- Tu nombre o razón social, NIF y datos de contacto.
- Datos del cliente, con NIF si es empresa.
- Número de presupuesto y fecha de emisión.
- Descripción de los servicios o productos, con cantidades y precios unitarios.
- Base imponible, tipo de IVA aplicable y total.
- Retención de IRPF si el cliente es empresa o profesional.
- Plazo de validez y condiciones de pago.
- Plazo de ejecución o entrega.
El presupuesto no es una factura y no lleva IVA devengado, pero sí debe mostrar el desglose para que el cliente sepa qué va a pagar de verdad. Un total sin desglose genera desconfianza y, muchas veces, una negociación incómoda.
El alcance: lo más importante del documento
La mayoría de conflictos no vienen del precio, vienen del alcance. Si no dices qué no incluye, el cliente asumirá que lo incluye todo.
- Qué entregables concretos incluye.
- Cuántas revisiones o rondas de cambios están cubiertas.
- Qué queda fuera: desplazamientos, licencias, materiales, soporte posterior.
- Qué supuestos has asumido para calcular el precio.
- Qué pasa si el cliente cambia el alcance a mitad del proyecto.
Cláusula que salva proyectos: «Cualquier cambio de alcance no previsto se presupuestará aparte antes de ejecutarse». Sin ella, el «ya que estás» se convierte en trabajo gratis.
Validez del presupuesto
Un presupuesto sin fecha de caducidad es una promesa abierta. Los costes cambian, los plazos se llenan y el precio de hace seis meses ya no cubre lo mismo. Fija un plazo concreto: 15, 30 o 60 días.
- Cuanto más largo el proyecto, más corta debería ser la validez del precio.
- Indica desde qué fecha cuenta la validez.
- Deja claro que fuera de plazo el precio puede revisarse.
IVA y retención en el presupuesto
Presupuesta siempre sobre base imponible. Añadir el IVA al final del documento es correcto; calcular tu margen sobre el total con IVA, no. Ese dinero no es tuyo.
- Muestra base, cuota de IVA y total por separado.
- Si aplicas retención de IRPF, indícala como minoración del total a cobrar.
- Si el cliente es particular, no hay retención ni deducción de IVA.
- Si trabajas con clientes de fuera, revisa si la operación lleva IVA o no.
Anticipos y condiciones de pago
Pedir un anticipo no es desconfianza, es gestión de tesorería. Un proyecto que empieza sin cobrar nada adelanta materiales, tiempo y riesgo.
- Anticipo habitual: entre el 30% y el 50% al aceptar el presupuesto.
- Pagos intermedios en proyectos largos, ligados a hitos entregados.
- Plazo de pago explícito: 15, 30 o 60 días desde la fecha de factura.
- Qué ocurre si el cliente cancela a mitad: trabajo ejecutado se factura.
Cómo se acepta y cómo se demuestra
- Firma del cliente en el propio presupuesto, en papel o digital.
- Correo electrónico de aceptación expresa, guardado.
- Respuesta escrita que apruebe el importe y el alcance.
- Registro de la fecha de aceptación: marca el inicio del plazo.
Un «vale, adelante» por mensajería vale más que nada, pero un documento firmado vale mucho más. Si el proyecto es grande, no empieces sin alguna de las dos cosas.
Seguimiento: del presupuesto a la factura
Un presupuesto enviado y no seguido es un presupuesto muerto. Fija un recordatorio a los pocos días y otro antes de que caduque.
- Registra la fecha de envío y la de la última conversación.
- Pregunta si hay dudas de alcance, no solo si lo aceptan.
- Al cerrar, convierte el presupuesto en factura sin reescribir los conceptos.
- Revisa al final del proyecto qué se presupuestó y qué se ejecutó de verdad.
Errores habituales
- Enviar un presupuesto con un único precio y ninguna condición.
- No poner fecha de validez.
- Olvidar el IVA y llevarse la sorpresa al facturar.
- No incluir el IVA ni la retención en el desglose.
- Aceptar «ya te lo confirmo» y empezar a trabajar sin nada por escrito.
- No cobrar anticipo en proyectos con costes por delante.
- Presupuestar de memoria sin revisar los costes reales del último proyecto.
Preguntas frecuentes
¿El presupuesto es vinculante?
Si el cliente lo acepta dentro del plazo de validez, sí. Por eso conviene fijar bien el alcance y las condiciones antes de enviarlo.
¿Puedo facturar un anticipo?
Sí. El anticipo se factura con su IVA y luego se descuenta en la factura final. Debe quedar claro en ambos documentos.
¿Cuánto detalle debe tener?
El suficiente para que el cliente sepa qué recibe y tú puedas defender el precio. Ni una línea genérica ni cien partidas que nadie lee.