El Kit Digital no es un cheque libre. Es una subvención para contratar soluciones concretas con un agente digitalizador adherido, y hay que justificar que el servicio se ha prestado. Muchas pymes se centran en solicitar y olvidan la parte de después, que es la que se revisa con lupa.
La justificación se construye mientras se ejecuta el proyecto, no al final. Si guardas cada documento a su tiempo, el cierre es un trámite. Si lo dejas todo para el último mes, aparecen los problemas, los requerimientos y las devoluciones de la ayuda cobrada. en el peor momento.
Solicitud y agente digitalizador
La ayuda se solicita para una categoría de solución y se ejecuta con un agente digitalizador adherido al programa. El agente debe estar habilitado para esa categoría y la solución tiene que cumplir los requisitos del catálogo. Comprueba las dos cosas antes de firmar.
El acuerdo con el agente fija el alcance, el importe y el plazo. No es una factura cualquiera: debe identificar la solución, la categoría y el periodo de ejecución. Guarda el acuerdo firmado y las comunicaciones donde se concretan hitos y entregables.
- Verifica que el agente está adherido para la categoría solicitada.
- Firma un acuerdo con alcance, importe y calendario.
- Comprueba que la solución figura en el catálogo del programa.
El agente cobra con la ayuda concedida, pero la responsabilidad de justificar es de la pyme beneficiaria. Conserva tú copia de todo, aunque él lo gestione.
Hitos y plazos del proyecto
El proyecto se organiza en hitos con entregables: puesta en marcha, formación, web publicada o implantación del sistema. Cada hito debe quedar documentado con su fecha. Si el proyecto se retrasa, avisa antes de que venza el plazo y no dejes la ejecución para el final.
- Fija una fecha por hito y respétala.
- Avisa de cualquier retraso antes del vencimiento.
- No dejes la formación para la última semana.
Documentación de la justificación
La justificación pide factura, justificante de pago, acuerdo con el agente y evidencias del servicio: capturas, URL publicada, acta de formación o informe de implantación. Cada documento debe coincidir en importe y fecha con lo declarado. Un descuadre de euros obliga a explicar.
- Reúne factura, pago y evidencias de cada hito.
- Verifica que las fechas y los importes coinciden.
- Ten localizados los certificados de estar al corriente.
Qué revisa el órgano gestor
El órgano gestor comprueba que la solución contratada encaja en la categoría, que el agente estaba adherido y que el pago se realizó. También revisa que la pyme cumple los requisitos y que no hay doble financiación del mismo servicio con otra ayuda.
- Responde a los requerimientos dentro del plazo.
- No mezcles la misma solución con dos ayudas.
- Documenta la subsanación con el acuse de presentación.
Conserva el expediente
Guarda toda la documentación de la ayuda durante el plazo de conservación que exija la convocatoria, que suele ser de varios años. Incluye solicitud, resolución, acuerdo con el agente, facturas, pagos y evidencias de cada hito. Un expediente ordenado vale su peso en oro en una revisión.
Si cambias de proveedor o amplías el servicio, revisa antes si afecta a la ayuda. Cualquier modificación del proyecto puede requerir autorización. Consultar antes cuesta una llamada; hacerlo después puede costar la devolución íntegra de la subvención y un procedimiento sancionador.
- Archiva por hitos, no por fechas sueltas.
- Consulta cualquier cambio de alcance antes de ejecutarlo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo justificar el Kit Digital si pagué antes de la resolución?
Los gastos deben realizarse después de la solicitud y cumplir los plazos de la convocatoria. Pagar antes puede dejar el gasto fuera. Revisa las fechas de tu expediente y, si tienes dudas, consulta antes de firmar con el agente.
¿Qué pasa si no justifico a tiempo?
Puedes perder la ayuda y, si ya la cobraste, tener que devolverla con los intereses correspondientes. Algunas convocatorias admiten prórroga si se solicita a tiempo. No esperes al último día para plantear el problema.
¿Necesito formación presencial para justificar?
Depende de la solución y de lo que exija el catálogo de la categoría. Si el hito incluye formación, debe quedar acreditada con acta, contenido y participantes. La formación online también puede valer si se documenta igual.