Alquilas un local para tu negocio o eres el propietario y llega la primera factura: con IVA o sin IVA, hay retención, la fianza se factura. El alquiler comercial parece sencillo hasta que aparece la renuncia a la exención, y entonces todo cambia. Y la factura que emites o recibes arrastra ese error durante todo el contrato. Por eso conviene fijar el criterio antes de firmar.
Este artículo repasa cuándo el alquiler está sujeto y cuándo exento, cómo se formaliza la renuncia a la exención, cuándo hay retención en la factura del propietario, qué pasa con la fianza y cómo tratar los gastos repercutidos. Al final tendrás criterios para revisar tu contrato con tu asesor y para detectar errores en la factura mensual. Antes de firmar, contrasta las cláusulas con la práctica de facturación.
Sujeción y exención del alquiler
Con carácter general, el arrendamiento de un inmueble urbano para uso comercial está sujeto y exento de IVA. El propietario no repercute cuota y el inquilino no deduce nada por el alquiler. Suele haber retención en el pago, que el arrendatario ingresa y declara. Es el punto de partida habitual cuando no se hace nada especial en el contrato.
La exención no es una ventaja para todos: si el inquilino es una empresa que soporta mucho IVA, no poder deducir encarece el coste real del alquiler. Por eso existe la renuncia a la exención, que permite facturar con IVA y trasladar cuota deducible. Revisa tu caso: la renuncia no vale para cualquier inmueble ni para cualquier arrendatario.
Renuncia a la exención paso a paso
La renuncia debe ser expresa y comunicarse al arrendatario, que tiene que confirmarla por escrito. Se aplica a cada contrato y a cada arrendatario, no vale una cláusula genérica para todos los locales del edificio. Conviene reflejarla en el contrato y guardar la comunicación firmada junto al expediente del inmueble, porque la prueba es lo que sostiene la renuncia años después.
El arrendador pasa a facturar con IVA y a ingresarlo, y el arrendatario lo deduce si cumple los requisitos. También desaparece la retención sobre el alquiler, porque el importe ya lleva cuota. No mezcles contratos con renuncia y sin ella en la misma factura: identifica cada local, cada inquilino y cada periodo de forma separada.
- Comunicación escrita del arrendador y confirmación del arrendatario
- Cláusula en el contrato con la fecha de efectos de la renuncia
- Factura con IVA repercutido y sin retención sobre la base
- Copia archivada de la renuncia junto al contrato de alquiler
Retención, fianza y gastos
La retención se practica sobre la base del alquiler cuando el arrendador es una persona o entidad obligada y el inmueble no lleva IVA por renuncia. El arrendatario la ingresa y entrega el justificante; el arrendador la resta en su liquidación. Si hay IVA por renuncia, la retención sobre el alquiler deja de aplicarse en la forma habitual.
La fianza no es un ingreso: es un depósito, así que no se factura ni lleva IVA mientras no se impute al contrato. Los gastos repercutidos, como suministros o comunidad, dependen de lo pactado y de si son un servicio adicional. Separa en la factura alquiler, gastos y fianza para que el inquilino entienda qué puede deducir.
Una fianza facturada como alquiler descuadra el contrato y la contabilidad: trátala como depósito hasta que se aplique a una renta o a un daño concreto.
Preguntas frecuentes
¿El alquiler de un local comercial lleva siempre IVA?
No. Con carácter general está sujeto y exento, salvo que se renuncie a la exención. La renuncia permite facturar con IVA cuando el arrendatario es empresario o profesional y se cumplen los requisitos. Revisa tu caso y el contrato antes de decidir cómo emitir la factura mensual.
¿Quién ingresa la retención del alquiler?
El arrendatario, que la descuenta del importe y la ingresa en nombre del arrendador. Después entrega el justificante para que el propietario pueda restarla en su liquidación. Si el alquiler lleva IVA por renuncia a la exención, la retención sobre la base deja de operar en la forma habitual y conviene revisarlo.
¿La fianza se factura con IVA?
La fianza es un depósito, no un ingreso, así que no se factura ni lleva IVA mientras se mantenga como garantía. Solo cuando se imputa al pago de rentas o a daños se trata como ingreso y se regulariza. No la mezcles con la mensualidad en la misma línea de la factura.