El administrador de una sociedad cobra por su trabajo y esa decisión tiene consecuencias fiscales. No basta con transferirse dinero cada mes: hacen falta estatutos que prevean la retribución, un acuerdo social, una nómina o factura coherente y las retenciones bien practicadas. Un error en la forma puede convertir un gasto deducible en una liberalidad que la sociedad no puede restar.
Vamos a ver las dos vías habituales, nómina como administrador o factura como profesional, y qué implica cada una en IRPF, cotizaciones y deducción del gasto. También revisaremos el papel de los estatutos, la retención aplicable y las señales que hacen sospechar de una retribución encubierta. Al final tendrás criterio para ordenar el sueldo, las cotizaciones y el gasto antes del cierre del ejercicio.
Estatutos y acuerdo previo
Lo primero no es la nómina, son los estatutos. Para que la sociedad pueda deducir la retribución del administrador, el cargo debe ser remunerado y la forma de retribuir debe estar prevista en el estatuto o en un acuerdo de la junta con el detalle suficiente. Si los estatutos dicen que el cargo es gratuito, el pago se cuestiona como gasto.
El acuerdo debe identificar conceptos y cuantías, no solo una cifra global sin explicación. Conviene aprobar la retribución del ejercicio antes de devengarla y dejar acta de la junta. Esa documentación es la primera prueba ante una comprobación: sin ella, el gasto puede considerarse una aplicación del resultado y no un gasto de la actividad.
Antes de subir la nómina del administrador, revisa si el estatuto admite retribución y si hay acta que la cuantifique: sin eso, el gasto está expuesto.
Nómina o factura: qué cambia
La nómina implica que el administrador está dado de alta en el régimen general, con cotizaciones, IRPF por nómina y un gasto de personal con forma propia. La factura exige que la actividad profesional exista, esté dada de alta y no se solape con funciones que corresponden al cargo. Usar la factura para esconder un sueldo es el error más típico.
La nómina suele ser la vía más sencilla cuando la retribución es fija y recurrente. La factura puede encajar en administradores que prestan servicios profesionales diferenciados y facturan con su propio régimen. En ambos casos el importe debe ser razonable y corresponder a funciones reales, no a un reparto disfrazado de retribución. Si dudas, compara ambas opciones con tu asesor antes de fijar la cuantía anual.
- Nómina: alta en régimen general, cotización y retención mensual
- Factura: alta de la actividad, servicios identificables y régimen propio
- En las dos vías, cuantía razonable y correspondencia con funciones reales
Retención y deducción del gasto
En la nómina, la retención se aplica según la situación personal del administrador y se ingresa trimestralmente. En la factura, el profesional aplica la retención que corresponda a su actividad. El error frecuente es no practicar retención por pensar que la sociedad está exenta: revisa el caso, porque el tipo y la obligación cambian según la vía elegida.
El gasto es deducible en el impuesto de sociedades si está documentado, devengado y vinculado a la actividad. Para el administrador con participación, la retribución debe respetar el principio de valor de mercado. Una cuantía desproporcionada respecto a su trabajo puede ajustarse. Por eso conviene comparar con retribuciones similares del sector y guardar esa comparativa en el expediente del ejercicio.
Preguntas frecuentes
¿Puede el administrador cobrar sin que haya retribución prevista en estatutos?
No con carácter general. Si el estatuto declara el cargo gratuito, la sociedad no tiene título para pagar una retribución y el gasto puede calificarse de liberalidad. Cambiar el estatuto, aprobar la retribución en junta y documentar el acuerdo son requisitos previos a la nómina. Revisa tu caso antes de regularizar ejercicios anteriores.
¿Es mejor nómina o factura?
Depende de las funciones y del régimen del administrador. La nómina encaja en retribución fija del cargo; la factura, en servicios profesionales diferenciados de la actividad. Lo relevante es que la vía sea coherente con el alta y con la realidad del trabajo. La factura que encubre un sueldo es una de las primeras cosas que revisa Inspección.
¿Se puede deducir el sueldo si la sociedad está en pérdidas?
Sí, si es un gasto devengado, documentado y vinculado a la actividad. El resultado negativo no impide la deducción. Lo que se cuestiona es una retribución sin título o desproporcionada. Si el importe supera el valor de mercado de las funciones, parte del gasto puede ajustarse. Revisa la cuantía y los acuerdos antes de contabilizar.