Decides cambiar de asesoría y, al pedir la documentación, descubres que parte está en un correo, parte en una carpeta compartida y parte solo en la cabeza de quien llevaba tus cuentas. Un cambio mal hecho deja obligaciones a medias, libros sin cerrar y un trimestre que nadie presenta. La sensación de empezar de cero es evitable si planificas el traspaso con fechas y compruebas qué queda pendiente.
Esta guía explica cómo planificar el traspaso, qué documentación pedir, cómo comprobar que no quedan obligaciones pendientes y qué hacer para conservar el acceso a tus libros. También verás errores frecuentes y comprobaciones finales antes de dar el cambio por cerrado. Los plazos dependen de tu calendario fiscal, así que conviene revisarlos con tiempo. Reserva una tarde para revisarlo todo con calma.
Planificar el traspaso con fechas
No cambies de asesoría en plena campaña si puedes evitarlo. Elige un momento con margen, idealmente después de presentar el trimestre o antes de que empiece el siguiente. Habla con la nueva asesoría antes de comunicar el cambio a la anterior: necesitas saber qué información va a pedirte y cuánto tiempo necesita para ponerse al día.
Comunica la decisión por escrito y pide un calendario de entrega. Deja claro quién presenta las declaraciones pendientes y hasta qué fecha asume cada parte la responsabilidad. Si hay una nómina o un impuesto a punto de vencer, resuélvelo antes de mover nada. Un traspaso ordenado empieza por saber qué vence y cuándo, y por fijar quién responde de cada trámite.
- Elige un momento fuera de campaña y con margen suficiente.
- Comunica el cambio por escrito y pide calendario de entrega.
- Aclara por escrito quién presenta cada obligación pendiente.
Antes de anunciar el cambio, confirma con la nueva asesoría qué necesita y en qué plazo: evitarás un traspaso a ciegas.
Documentación que debes recuperar
Pide copia de libros contables, balances, declaraciones presentadas, facturas emitidas y recibidas, nóminas y justificantes de pago. No basta con un resumen: necesitas los archivos originales y el detalle que permita reconstruir cada asiento. Si la asesoría usa un programa propio, pregunta en qué formato puedes exportar los datos y si incluye el histórico completo, no solo el ejercicio en curso.
Revisa que la documentación esté completa por trimestres y por ejercicios. Comprueba que las facturas cuadran con los libros y que las declaraciones presentadas coinciden con lo contabilizado. Si falta algo, pídelo antes de cerrar el traspaso. Una carpeta ordenada con índices te ahorra semanas cuando la nueva asesoría empiece a trabajar, y te permite detectar huecos sin depender de nadie.
- Solicita libros, declaraciones, facturas y nóminas de cada ejercicio.
- Pide los archivos exportables, no solo resúmenes en papel.
- Comprueba que las facturas emitidas cuadran con la contabilidad.
Pide los datos en un formato que puedas abrir sin depender de la asesoría anterior: un PDF no siempre sirve para reconstruir un libro.
Comprobaciones antes de cerrar
Haz una lista de obligaciones pendientes: declaraciones trimestrales, resúmenes anuales, retenciones, cuotas y cualquier trámite abierto. Comprueba que están presentados y pagados, y guarda los justificantes. Si hay un requerimiento o una comprobación en curso, informa a la nueva asesoría desde el primer día: no es lo mismo empezar limpio que heredar un expediente abierto y sin contexto.
Confirma también el acceso a tus libros y a las plataformas donde presentas declaraciones. Cambia las claves y verifica que nadie ajeno sigue teniendo permisos. Y revisa la domiciliación de impuestos y cuotas: un cambio de asesoría no debería interrumpir un pago. Cierra el traspaso por escrito, con un correo que resuma lo entregado y lo pendiente.
- Comprueba que las obligaciones pendientes están presentadas y pagadas.
- Informa a la nueva asesoría de requerimientos o expedientes abiertos.
- Cambia claves y revisa permisos de acceso a plataformas.
- Confirma que la domiciliación de impuestos y cuotas sigue activa.
Haz una foto del estado de tus obligaciones el día del cambio y guárdala: te dirá de dónde venía cada problema.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tarda un cambio de asesoría?
Depende del volumen de documentación y del momento del año. Un traspaso ordenado puede resolverse en pocas semanas si los datos están al día. Si hay ejercicios sin cerrar o declaraciones pendientes, el plazo se alarga. Lo importante no es la velocidad, sino que no quede ninguna obligación a medias. Fija un calendario y revísalo.
¿Puedo pedir mis libros a la asesoría anterior?
Sí. La documentación contable y fiscal que has generado es tuya y debes poder recuperarla. Pide copia de libros, declaraciones, facturas y justificantes, y aclara en qué formato te los entregan. Si hay costes asociados a la entrega, pide que te los detallen por escrito antes de pagar. Revisa tu contrato por si fija condiciones.
¿Quién presenta las declaraciones del trimestre en curso?
Debe quedar claro antes del cambio. Lo habitual es que la asesoría saliente cierre lo que ya tenía encargado y la entrante asuma desde una fecha concreta. Ponlo por escrito con nombres y fechas. Si hay un vencimiento próximo, confirma quién lo presenta y guarda el justificante para evitar duplicidades o presentaciones fuera de plazo.