Cierras el año, presentas el modelo y en febrero aparece una factura de noviembre que no habías recibido. El gasto es real, pero el ejercicio ya está liquidado. A partir de ahí surgen las dudas: se imputa al año en que se devengó o al año en que llega la factura, y qué se hace si la declaración ya está presentada. La respuesta cambia según el caso y el tipo de libro que lleves.
Vamos a ordenar el criterio de devengo, el tratamiento de la factura tardía y las opciones de corrección cuando el gasto pertenece a un ejercicio cerrado. Verás cuándo tiene sentido una complementaria, cómo funciona la periodificación y qué documentación conviene guardar. Con ese criterio podrás decidir sin bloquear la contabilidad ni duplicar gastos. La idea es que el resultado de cada año refleje lo que de verdad ocurrió en ese periodo.
Qué significa el criterio de devengo
El gasto se imputa al ejercicio en que se devenga, es decir, cuando nace la obligación de pago y el servicio se ha prestado, no cuando llega la factura ni cuando pagas. Ese es el criterio general que ordena la contabilidad. Si el servicio se prestó en diciembre y la factura llega en febrero, el gasto corresponde al año anterior aunque el pago sea posterior.
En la práctica hay un límite: si al cerrar el año no tenías factura ni una estimación fiable, no puedes inventar el gasto. La periodificación consiste en reconocer el gasto con un documento interno, con el importe estimado y el soporte del servicio prestado, y regularizar cuando llegue la factura definitiva. Esa regularización debe dejar rastro del ajuste. Revisa tu caso antes de aplicarlo.
- Servicio prestado y obligación nacida antes del cierre del ejercicio
- Documento interno con importe estimado y descripción del servicio
- Regularización del asiento cuando llegue la factura definitiva del proveedor
No esperes a tener la factura para contabilizar un gasto claro de diciembre: un documento interno con la estimación evita que el resultado del año quede inflado.
Factura que llega tarde
Cuando la factura aparece con el ejercicio ya cerrado, lo primero es comprobar a qué periodo corresponde el servicio. Si el gasto se devengó en el año anterior y la declaración ya está presentada, lo correcto no es meterlo sin más en el año en curso: eso descuadra dos ejercicios. Hay que valorar si procede corregir el año al que pertenece o si el importe es irrelevante.
La materialidad importa. Un gasto pequeño puede tener un tratamiento simplificado en la práctica, mientras que un importe relevante obliga a mirar la declaración presentada. Documenta la fecha de recepción, el motivo del retraso y el periodo al que corresponde el servicio. Esa trazabilidad es lo que sostiene la decisión ante una revisión. Revisa tu caso según el importe y el régimen.
- Fecha de recepción de la factura y periodo del servicio prestado
- Motivo del retraso documentado por escrito con el proveedor
- Valoración del importe para decidir si procede corregir
Complementaria y periodificación
Si el gasto pertenece a un ejercicio ya liquidado y afecta al resultado, puede ser necesario presentar una declaración complementaria de ese periodo. No es una vía para rehacer todo el año por cualquier factura: se usa cuando la omisión altera la cuota de forma significativa. Antes de presentarla, comprueba qué modelo corresponde y si el plazo sigue abierto.
La periodificación es la alternativa cuando el gasto aún no tiene factura pero el servicio está prestado. Se dota una cuenta de gasto con el importe estimado y, al recibir la factura, se ajusta la diferencia. En ejercicios posteriores conviene revisar que no queden provisiones abiertas sin soporte. Una nota en el libro con el criterio aplicado ayuda a que otro lo entienda. Revisa tu caso concreto.
- Complementaria solo cuando la omisión afecte de forma relevante
- Periodificación con estimación razonable y soporte del servicio
- Nota de criterio en el libro para futuras revisiones
Antes de presentar una complementaria, calcula el efecto real en la cuota: si el gasto no cambia el resultado de forma relevante, quizá no compense el trámite.
Preguntas frecuentes
¿Puedo deducir este año una factura del año pasado?
Con carácter general, no si el gasto se devengó en el ejercicio anterior y ese año ya está cerrado. Lo correcto es imputarlo al periodo al que corresponde y, si la declaración ya se presentó, valorar una complementaria. Meterlo en el año en curso distorsiona dos ejercicios. Revisa tu caso según el importe y el régimen.
¿Qué es periodificar un gasto?
Es reconocer el gasto en el ejercicio en que se devengó aunque la factura llegue después, usando un documento interno con el importe estimado y la descripción del servicio. Cuando llega la factura, se ajusta la diferencia. Sirve para que el resultado del año refleje lo que realmente pasó. Debe quedar documentado y revisarse al cierre.
¿Hacienda me sanciona por una factura tardía?
La factura tardía no es en sí una infracción: el problema es imputar el gasto al ejercicio equivocado o no documentarlo. Si corriges con una complementaria y explicas el criterio, el riesgo baja. Guarda la fecha de recepción y el motivo del retraso. Revisa tu caso si el importe es elevado o si ya hay un requerimiento abierto.