Elegir proveedor de IA se parece a contratar un software, con un añadido: los datos que le das pueden acabar entrenando su modelo o viajando a otro país. La demo enseña lo bien que escribe; el contrato dice lo que puedes hacer con lo que escribe y qué ocurre si un día quieres irte.
Antes de firmar, prepara una lista corta de preguntas y una prueba con datos reales. Un piloto de dos semanas con tu propio flujo detecta más problemas que veinte reuniones comerciales, y te da argumentos para negociar condiciones que al principio parecían intocables. Además, el piloto deja por escrito qué funciona y qué no.
Qué pasa con tus datos
Pregunta si se usan para entrenar, cuánto se conservan, dónde se alojan y quién puede acceder. Exige que la respuesta esté en el contrato, no solo en una presentación. Si el proveedor no sabe contestar o esquiva la pregunta, es una señal tan clara como un precio alto.
Pide también el listado de subencargados y las garantías de transferencia internacional si aloja fuera de Europa. Y comprueba si puedes borrar los datos al terminar el contrato, con plazo y confirmación por escrito. Si el borrado no figura por escrito, en la práctica no existe cuando llega el momento de ejecutarlo.
- Uso de tus datos para entrenar el modelo.
- Plazo de conservación y procedimiento de borrado.
- Ubicación de los servidores y subencargados.
- Acceso del personal del proveedor a tus datos.
- Condiciones de devolución al cancelar.
El modelo y sus límites
Comprueba qué modelo usa, si puede cambiar sin avisar y cómo se mide la calidad. Un proveedor que cambia de modelo cada mes puede alterar tus resultados sin tocar tu proceso. Pide un aviso previo y una versión fija si el flujo es crítico para el negocio.
Pregunta por los errores: tasa de acierto en tu caso, qué hace cuando no sabe y cómo se corrige. Un sistema que siempre responde con seguridad es peor que uno que admite que no lo sabe, porque el primero te hace confiar en un dato inventado.
Prueba el proveedor con veinte casos reales tuyos, incluidos los difíciles. La demo siempre funciona; tu día a día no.
Coste total y soporte real
Mira el precio por uso, no solo la cuota mensual. Añade integración, formación y salida. Y pregunta por el soporte: idioma, horario, tiempo de respuesta y si hay alguien que conozca tu sector o solo un chatbot que repite artículos de ayuda.
Un proveedor barato sin soporte sale caro cuando algo falla un viernes por la tarde y nadie contesta hasta el lunes. Pregunta por un teléfono o un correo con compromiso de respuesta, y pruébalo antes de firmar el contrato anual.
Cumplimiento y salida ordenada
Revisa si hay acuerdo de encargado de tratamiento, subencargados declarados y garantías de transferencia internacional. Y pregunta cómo te llevas tus datos si te vas: formato, plazo y coste. Una salida cara o en formato propietario te ata más que la cuota mensual.
La salida se prueba antes de entrar. Pide una exportación de prueba durante el piloto y comprueba que el formato te sirve para migrar a otra herramienta o para conservar el histórico. Si no puedes exportar, no estás comprando un servicio: estás alquilando acceso.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto dura una prueba piloto razonable?
Dos o tres semanas con un proceso concreto y un grupo pequeño. Define antes qué vas a medir: tiempo, errores, calidad de la salida. Al final, compara con la línea base y decide con datos, no con impresiones de la demo.
¿Qué cláusula no puede faltar?
La de tratamiento de datos y la de propiedad del contenido generado. Añade confidencialidad, plazo de conservación y condiciones de salida. Si el proveedor no acepta ninguna modificación, valora si el riesgo te compensa.
¿Merece la pena cambiar de proveedor cada año?
Rara vez. Cada cambio cuesta integración, formación y pérdida de histórico. Cambia si hay un problema claro de calidad, precio o cumplimiento, no solo porque aparece una herramienta nueva con mejor demo.