Un CRM se contrata para no perder clientes y acaba generando otro problema: datos atrapados en una herramienta que no puedes sacar. Antes de firmar, revisa la titularidad de los datos, las integraciones y qué pasa el día que quieras irte con tu base de contactos.
Aquí tienes las preguntas que conviene hacer al proveedor, con la vista puesta en el precio real y en la salida. No es una lista de funcionalidades: es una lista de riesgos que se pagan caros después, cuando ya no tienes margen de negociación. cuando ya has pagado la implantación.
Datos y titularidad
Los datos de tus clientes son tuyos. El contrato debe decirlo con claridad y regular el tratamiento: dónde se alojan, quién accede y con qué finalidad. Si el proveedor trata datos personales por tu cuenta, necesitas un contrato de encargado de tratamiento conforme al RGPD.
Pregunta por la ubicación de los servidores y por las copias de seguridad. También por el plazo de conservación al terminar el contrato. Un proveedor que no sabe responder a esto en dos minutos no es un proveedor serio para tus datos.
- Exige por escrito que los datos son tuyos.
- Firma el contrato de encargado de tratamiento si hay datos personales.
- Pregunta dónde se alojan los datos y durante cuánto tiempo.
Pide una exportación completa de prueba durante el periodo de evaluación. Si no puedes sacar contactos, notas e historial en un formato legible, no es tu CRM.
Integraciones que necesitas
Un CRM aislado obliga a copiar datos a mano. Revisa si se conecta con tu facturación, tu correo y tu herramienta de campañas. Las integraciones nativas funcionan mejor que las que dependen de conectores de terceros, que se rompen cuando cambia una interfaz.
- Comprueba la integración con tu programa de facturación.
- Pregunta por la API, los límites y la documentación.
- Prueba la sincronización con datos reales antes de firmar.
El precio real
El precio de la web suele ser la tarifa mínima: usuarios, módulos, almacenamiento y soporte se cobran aparte. Pide una simulación con tu número real de usuarios y con los módulos que vas a usar el primer año. Compara el total anual, no la cuota mensual.
- Simula el coste con tus usuarios y módulos reales.
- Revisa la permanencia y la renovación automática.
- Pregunta si la formación y el soporte están incluidos.
Salida y exportación
Antes de firmar, decide cómo vas a salir. El contrato debe fijar el derecho a exportar todos los datos en un formato estándar, el plazo para hacerlo y el precio si lo hay. La salida ordenada se negocia al entrar, no cuando ya estás atrapado.
- Fija en el contrato el formato y el plazo de exportación.
- Comprueba que se exportan también notas y actividad.
- Pregunta por el coste de una migración asistida.
Soporte y seguridad
Un CRM guarda la información comercial de tu empresa. Exige autenticación de doble factor, permisos por usuario y registro de accesos. Si el proveedor no ofrece esto en el plan básico, valora si el riesgo compensa el ahorro de la cuota más barata.
Pregunta por el tiempo de respuesta del soporte y por el horario. Un incidente un viernes por la tarde con el equipo comercial parado se paga solo. Prueba el soporte durante la evaluación y mide cuánto tardan en contestar por correo o por teléfono en horario laboral.
- Exige doble factor y permisos por rol.
- Pregunta por el registro de accesos y las alertas.
- Prueba el soporte antes de contratar.
Preguntas frecuentes
¿Los datos del CRM son míos?
Deben serlo y el contrato tiene que decirlo. Tú eres el responsable del tratamiento de los datos de tus clientes y el proveedor solo actúa por tu cuenta. Exige por escrito la titularidad y la exportación completa.
¿Cuánto cuesta realmente un CRM para una pyme?
Depende de usuarios, módulos y soporte, y el precio de la web rara vez es el final. Pide una simulación anual con tu equipo real, suma formación y migración, y compara esa cifra con el coste de seguir con hojas de cálculo.
¿Qué hago si el proveedor no me deja exportar?
No firmes. La exportación es una condición básica y su ausencia te deja sin capacidad de salida. Si ya estás dentro, reclama por escrito y valora asesoramiento, porque los datos son tuyos y su retención no es legítima.