Muchas pymes cobran el mantenimiento como un favor al cliente fiel: una visita cuando algo falla y una factura que a veces se olvida. Así no se cubren ni los desplazamientos, y menos la disponibilidad que el cliente da por hecha cuando llama un viernes por la tarde.
Un contrato bien planteado convierte ese desorden en ingresos previsibles. Define qué entra, qué se cobra aparte, cuánto vale la prioridad y cómo se renueva. Lo demás es negociar cada aviso como si fuera la primera vez que ese cliente te llama. Y eso desgasta a cualquiera.
Definir el alcance por escrito
El contrato debe enumerar equipos, número de visitas incluidas, horario de atención y tiempo de respuesta comprometido. Lo que no está escrito se interpreta siempre a favor del cliente y en contra de tu margen, sobre todo cuando hay prisa.
Separa mantenimiento preventivo de correctivo y de las urgencias fuera de horario. Esa distinción evita la discusión del domingo por la noche y permite cobrar la disponibilidad como lo que es: un servicio con coste real. Si no lo separas, acabas regalando guardias.
- Lista los equipos cubiertos con número de serie.
- Fija visitas incluidas y precio de las extra.
- Concreta horario y tiempo de respuesta.
Calcular la cuota mensual
Suma las horas anuales previstas, los desplazamientos, el coste de tener recambios en stock y una provisión para imprevistos. Divide entre doce y añade el margen que necesitas para que el servicio sea sostenible y no una pérdida disfrazada. Revisa el cálculo cada vez que suba el combustible.
Revisa la cuota cada año con el IPC o con el coste real de tus técnicos. Una cuota congelada durante cinco años se convierte en una pérdida que compensas con las reparaciones puntuales, que es justo lo contrario de lo que buscabas.
- Incluye una bolsa de horas y factura el exceso.
- Añade una cláusula de revisión anual.
Repuestos, desplazamientos y extras
Los repuestos se cobran aparte salvo que el contrato diga lo contrario. Especifica el margen sobre coste y qué se considera pieza de desgaste, porque ahí es donde se pierde el beneficio de todo el año sin que se note en la factura.
Cobra los desplazamientos fuera de la zona pactada y las visitas motivadas por un mal uso del equipo. Documenta cada intervención con un parte firmado: es la prueba que sostiene la factura si el cliente discute el importe tres meses después.
Renovar y cobrar sin fricción
Con domiciliación bancaria y aviso previo, la renovación deja de ser una negociación anual. El cliente sabe cuándo se cobra y tú no persigues recibos cada enero para mantener un servicio que ya estaba comprometido desde el año anterior. El recordatorio por correo basta.
Si el impago se repite, suspende el servicio conforme a lo pactado y avisa por escrito. Mantener la cobertura a quien no paga enseña al resto de clientes que el contrato no tiene consecuencias y que tus plazos son flexibles.
Un contrato sin límite de visitas ni precio de las adicionales acaba costando más de lo que ingresa. Revisa el histórico antes de renovar con las mismas condiciones.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto debe costar una cuota de mantenimiento?
No hay cifra única. Debe cubrir horas previstas, desplazamientos, recambios en stock y una provisión de averías. Calcula tu coste real por hora y añade margen; compara después con el mercado.
¿Cobro la primera visita de diagnóstico?
Conviene cobrarla o descontarla del presupuesto de reparación aceptado. Regalarla siempre atrae avisos sin intención de contratar y consume un tiempo de técnico que no vuelve.
¿Cómo subo la cuota a un cliente antiguo?
Con antelación, por escrito y explicando el motivo: coste de técnicos, desplazamientos o repuestos. Ofrece mantener el precio a cambio de ampliar alcance o plazo, así la conversación no es solo una subida.