«Estimación directa» suena a contabilidad de empresa, pero no lo es. Es el régimen por defecto de los autónomos: tributas por la diferencia real entre lo que ingresas y lo que gastas, y tienes que poder demostrarlo.
Qué es la estimación directa
Es el método de cálculo del rendimiento de la actividad económica en IRPF. No es una cuota fija ni un porcentaje sobre ventas: es ingresos computables menos gastos deducibles, más amortizaciones, y de ahí sale el rendimiento neto.
- Estimación directa simplificada: régimen habitual de los autónomos; sin contabilidad de partida doble.
- Estimación directa normal: obligatoria por volumen de facturación; contabilidad más completa.
- Estimación objetiva: módulos, solo para determinadas actividades y con límites.
Si estás en simplificada, tu obligación contable es cómoda: registro de ingresos, registro de gastos y registro de bienes de inversión.
Los libros obligatorios
- Libro de ingresos: cada factura emitida, con fecha, número, cliente y desglose.
- Libro de gastos: cada factura recibida, con fecha, proveedor, concepto y desglose.
- Libro de bienes de inversión: lo que compras para usar en la actividad durante más de un año.
No hace falta libro diario ni balance, siempre que estés en simplificada. Si ejerces una actividad profesional, además debes tener el libro de retenciones relacionadas con la actividad.
Plazo de conservación: facturas, justificantes y registros durante cuatro años. Si tienes bienes de inversión, hasta que terminen de amortizarse.
Cómo registrar los ingresos
El criterio general en estimación directa es el de devengo: cuenta cuando emites la factura, no cuando cobras. Esa diferencia entre facturar y cobrar es la que explica que un año bueno de ventas acabe con un problema de tesorería.
- Registra la base imponible, no el total con IVA.
- Anota por separado la cuota de IVA repercutido.
- Anota la retención de IRPF si te la practican.
- Incluye las rectificativas con signo negativo cuando corresponda.
- Marca las facturas cobradas y las pendientes, aunque el ingreso ya compute.
Cómo registrar los gastos
Un gasto es deducible si está relacionado con la actividad, está justificado documentalmente, se anota en los libros y está contabilizado en el periodo correcto. Fallar en cualquiera de las cuatro lo tumba.
- Exige factura completa con tu NIF cuando el gasto lo permita.
- Separa la base del IVA soportado.
- Categoriza el gasto para poder analizarlo después.
- Justifica los gastos con componente personal o mixto.
- No mezcles gastos personales con la cuenta de la actividad.
Amortizaciones: el gasto que casi nadie apunta
Un ordenador, una furgoneta o un móvil no son gasto del año en que los compras. Son bienes de inversión que se amortizan a lo largo de su vida útil. No apuntarlo significa pagar más IRPF del que te toca.
- Registra el bien con su fecha de adquisición y su valor.
- Aplica el coeficiente de amortización que corresponda a su tipo.
- Amortiza cada año hasta completar el valor.
- Si vendes el bien antes, ajusta la amortización pendiente.
- Los bienes de valor reducido pueden tener tratamiento simplificado.
Cómo cerrar el año
El cierre no se hace en abril, se hace en diciembre. Un cierre ordenado es una lista de comprobaciones, no una tarde de pánico:
- Comprueba que todas las facturas emitidas del año están registradas.
- Revisa que no hay facturas recibidas pendientes de anotar.
- Cuadra los totales con los modelos trimestrales presentados.
- Calcula las amortizaciones del ejercicio.
- Revisa provisiones y gastos pendientes de pago.
- Comprueba el saldo de clientes y proveedores.
- Guarda un cierre en PDF por si cambias de software o de gestoría.
Ese cierre es también la base del Modelo 100 y del resumen del año. Si los datos están bien, la declaración de la renta se rellena casi sola.
Errores habituales
- Contabilizar por caja cuando el criterio es devengo.
- Meter el IVA soportado como gasto.
- No registrar las amortizaciones año tras año.
- Deducir gastos personales sin vinculación con la actividad.
- Dejar facturas sin registrar hasta la declaración de la renta.
- No conservar justificantes porque «están en el banco».
- Cambiar de criterio de un año a otro sin motivo.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un contable?
No es obligatorio, pero sí recomendable si tu volumen crece o tienes bienes de inversión. Con software y un registro ordenado, muchos autónomos lo llevan solos.
¿Puedo cambiar de simplificada a normal?
El paso a normal suele venir por volumen de facturación o por renuncia. Una vez dentro, las obligaciones contables aumentan.
¿Cuándo cuenta un ingreso si cobro al año siguiente?
Con carácter general cuenta en el año de la factura, aunque el cobro llegue después. Revisa tu caso concreto si hay operaciones a largo plazo.