Conciliar significa comprobar que cada movimiento del banco tiene su reflejo en la contabilidad y que cada apunte contable tiene su movimiento bancario. Cuando las dos listas coinciden, el saldo cuadra. Cuando no, hay una diferencia que conviene investigar el mismo mes, no en diciembre.
Consigue extractos fiables y completos
El punto de partida es un extracto con todos los movimientos del periodo, incluidas comisiones, devoluciones e intereses. Descárgalo en formato de datos, no en PDF, para poder importarlo. Si tienes varias cuentas, concilia cada una por separado y anota el saldo inicial y final de cada extracto.
- Una cuenta, un extracto, una conciliación.
- Incluye tarjetas de crédito y pasarelas de pago como cuentas aparte.
- Descarga el extracto el mismo día del cierre, no dos semanas después.
- Guarda el fichero original: es tu justificante de los saldos.
Registra el apunte antes de conciliar
La conciliación no crea contabilidad: la comprueba. Si primero concilias y luego registras, acabas con apuntes inventados para que cuadre. El orden correcto es registrar facturas emitidas, facturas recibidas y movimientos no documentados, y después comparar con el banco.
Marca cada apunte como conciliado cuando aparezca en el extracto. Lo que quede sin marcar al final del mes es, exactamente, tu lista de pendientes: cheques no cobrados, transferencias en tránsito o cargos que aún no se han producido.
El error más caro es conciliar contra el saldo disponible en lugar del saldo contable. El disponible descuenta retenciones y cargos pendientes que todavía no son movimientos reales.
Diferencias habituales y cómo resolverlas
Casi todas las diferencias entran en unas pocas categorías. Identificar la categoría ahorra la mitad del trabajo:
- Comisiones y gastos bancarios no registrados.
- Transferencias en tránsito: salen un día y entran al siguiente.
- Cobros parciales de una factura con varios pagos.
- Devoluciones de recibos que hay que revertir.
- Duplicados por importar dos veces el mismo extracto.
Documenta cada ajuste con una nota breve. Si la diferencia persiste más de dos meses, deja de ser un desfase y pasa a ser un error: búscalo en el origen en lugar de arrastrarlo.
Automatizar sin perder el control
Las reglas automáticas son útiles para lo repetitivo: misma contrapartida, mismo concepto, mismo importe. Empieza por los movimientos que se repiten cada mes y deja la revisión manual para lo irregular.
- Reglas por proveedor o por concepto, no por importe suelto.
- Revisión mensual de las reglas: un proveedor puede cambiar de nombre.
- Alertas para cargos sin factura y para cobros vencidos.
- Bloqueo de importaciones duplicadas por fecha y referencia.
Automatizar no elimina la revisión: la concentra donde aporta valor. Un cierre de banco que antes llevaba una tarde puede quedar en veinte minutos si las reglas están bien puestas y los documentos llegan a tiempo.
Fija un día fijo de cierre, por ejemplo el día tres del mes siguiente. La rutina evita que la conciliación se convierta en una tarea urgente de final de trimestre.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto hay que conciliar?
Una vez al mes es lo razonable para una pyme. Si el volumen de movimientos es alto, semanal para tesorería y mensual para el cierre contable.
¿Qué hago con las comisiones bancarias?
Registrarlas como gasto del periodo y comprobar que no se han duplicado. Son deducibles si están justificadas y corresponden a la actividad.
¿Puedo conciliar sin programa de contabilidad?
Sí, con una hoja de cálculo y disciplina. A partir de cierto volumen, la importación del extracto y las reglas automáticas ahorran horas y errores.